ММК «Молодежный» предоставляет гостям V.I.P.- апартаменты, номера класса люкс нескольких категорий, одно- и двухместные номера различных ценовых категорий. В гостинице имеются несколько ресторанов и баров, конференц-зал и другие сервисы гостиницы. Номера в отеле отвечают самым высоким современным требованиям безопасности и комфорта.

Функционал:

• Финансовый модуль (бухгалтерский, управленческий учет, кадровый учет, взаимоотношения с клиентами и поставщиками, складской учет, основные средства, ресурсы);
  
• Гостиничный модуль на 370 номеров;
  
• Ресторанный модуль на пять ресторанов;
  
• Количество одновременно работающих пользователей – 36 сессий.

Ситуация:

В 2001 году во главу Отеля «Молодежный» пришла новая управляющая команда, перед которой была поставлена задача по повышению доходности и развитию предприятия. Для решения этой задачи необходимо было повысить эффективность управления ресурсами компании, включающими номерной фонд, несколько ресторанов, магазины и арендные площади.

Было принято решение о необходимости программно-технологического решения, которое позволило бы:

- автоматизировать бизнес процессы гостиницы, ресторана и финансовой службы компании;

- получать оперативную информацию и комплексную управленческую отчетность по результатам деятельности компании;

- расширять и адаптировать возможности системы по мере развития компании;

- оптимизировать затраты, связанные с поддержкой и обслуживанием системы.

Решение:

Руководство компании остановило свой выбор на новом комплексном решении для управления гостиницей, которое создано на базе системы управления предприятием Navision Financials версии 2.6. и включает отраслевые модули для управления Гостиницей и Рестораном, разработанные компанией АВК-Софт.

В результате реализации проекта была осуществлена комплексная автоматизация Отеля «Молодежный», включая:

- финансовый учет,

- управление закупками и продажами,

- кадровый учет и заработная плата,

- управления основными средствами,

- управление товарными потоками,

- управление гостиницей,

- управление ресторанами,

- биллинговая система «ПРЕЦИУМ» (разработка компании «АВК»).

- тарификация телефонных переговоров и управление телефонной станцией,

Результат:

Использование комплексного решения позволило оперативно получать управленческую и финансовою картину деятельности всей гостиницы, эффективно управлять ценовой политикой и анализировать загрузку ресурсов. При этом исключено дублирование ввода информации за счет использования единой системы.

По результатам успешного использования системы, руководством гостиницы в начале 2004 года было принято решение о переходе на новую версию с целью получения дополнительных возможностей по анализу деятельности компании и управлению бизнесом.

Основным условием перехода было детальное сохранение истории взаиморасчетов с контрагентами и других операций системы, и это условие было успешно выполнено.

Фактическому переходу на новую версию системы предшествовала работа по переносу специфической функциональности, накопленной за время использования системы, создания технологии по переносу всех данных по хозяйственным операциям, поставщикам, клиентам, сотрудникам и т.д. Сам процесс переноса данных занял 2 дня, при этом гостиница продолжала работать в круглосуточном режиме.

В результате перехода Отель «Молодежный» не только сохранил все особенности своего отраслевого решения, но и приобрел очевидные преимущества, присущие новой версии Microsoft Navision 3.60.

Комментарии о ходе проекта от советника генерального директора Отеля «Молодежный» Шестак Ольги Викторовны: «Для нас не стоял вопрос стоит или нет осуществлять перевод системы на новую версию – еще в ходе проекта внедрения мы предусматривали в дальнейшем процесс перевода. На тот момент к выпуску готовилась версия Navision Attain 3.0 и изначально речь шла о переводе на эту версию. Однако по рекомендации наших партнеров, компании АВК-Софт, было решено дождаться наиболее полноценной в семействе 3х версий системы, а именно версии Microsoft Navision 3.60.

Специалисты компании АВК-Софт провели серьезную предварительную работу по тестированию функционала Microsoft Navision 3.60 и доведению его до наших требований, а так же по разработке и тестированию механизма перехода и переноса данных.

Непосредственно переход был проведен быстро и безболезненно для производственного процесса нашего предприятия. Именно так на наш взгляд и должен происходить переход с одной версии системы на другую – как плановый рабочий процесс, и не должен выливаться в новый проект внедрения. В течение двух дней непосредственного переноса данных фронт-офис гостиницы и ресторана функционировал в рабочем режиме с несущественными перерывами. Со следующего дня (понедельника) к работе в системе приступили все остальные службы предприятия, при этом были выявлены некоторые проблемы в привычных функциях системы, не оказывающие серьезного влияния на работу предприятия, и они были устранены в приемлемые сроки.

Мы довольны результатами перехода, считаем целесообразным и в дальнейшем проводить такой Upgrade при появлении версий с существенно расширенным в интересующих нас направлениях функционалом». Советник генерального директора Отеля «Молодежный» Шестак Ольга Викторовна.