Цель проекта

В 2001 году во главу отеля «Молодежный» пришла новая управляющая команда, перед которой была поставлена задача по повышению доходности и развитию предприятия. Для решения этой задачи необходимо было повысить эффективность управления ресурсами компании, включающими номерной фонд, несколько ресторанов, магазины и арендные площади.

Было принято решение о необходимости внедрения программно-технологического комплекса, который позволил бы:

• автоматизировать бизнес процессы гостиницы, ресторана и бухгалтерии компании;

• получать оперативную информацию и комплексную управленческую отчетность по результатам деятельности компании;

• расширять возможности системы по мере развития компании;

• оптимизировать затраты, связанные с поддержкой и обслуживанием системы.

Решение:

Руководство компании остановило свой выбор на новом комплексном решении для управления гостиницей, созданном на базе системы управления предприятием Navision Financials версии 2.60. и включающем отраслевые модули для управления гостиницей и рестораном, разработанные компанией «АВК-СОФТ».

В результате реализации проекта была осуществлена комплексная автоматизация отеля «Молодежный», включая:

• Финансовый модуль (бухгалтерский, управленческий учет, кадровый учет, взаимоотношения с клиентами и поставщиками, складской учет, основные средства, ресурсы);

• Модуль «Управление отелем» на 370 номеров (управление бронированием, размещением, выселением из гостиницы и расчетами с гостями; управление начислениями по дополнительным услугам; ведение расчетов с гостями по предоплате, в кредит, по факту оказания услуг и т.д.)

• Модуль «Управление рестораном» на пять ресторанов (информация по залам, столикам ресторана; передача данных по заказам в модуль «Управление гостиницей» для включения в общий счет клиента; информация по рецептуре блюд, их технологическим и калькуляционным картам);

• Биллинговая система сбора и обработки данных телекоммуникационных соединений «PRETIUM».

• Количество одновременно работающих пользователей – 36 сессий.

Результат

Использование комплексного решения, в центре которого находиться мощный финансовый контур, обеспечило компании ведение полноценного финансового, бухгалтерского и налогового учета, управление закупками, логистикой, персоналом и прочими ресурсами предприятия в соответствии с требованиями законодательства и потребностями бизнеса. При этом у руководства компании появилась возможность своевременно получать необходимую управленческую отчетность и анализировать деятельность предприятия в любых аналитических измерениях.

У решения Microsoft Navision есть возможность эволюции вместе с развитием бизнеса без привлечения серьезных дополнительных инвестиций.

По результатам успешного использования системы, руководством гостиницы в начале 2004 года было принято решение о переходе на новую версию с целью получения дополнительных возможностей по анализу деятельности компании и управлению бизнесом.

Основным условием перехода было детальное сохранение истории взаиморасчетов с контрагентами и других операций системы, и это условие было успешно выполнено. Фактическому переходу на новую версию системы предшествовала работа по переносу специфической функциональности, разработанной за время использования системы, а также по созданию механизмов переноса всех данных по хозяйственным операциям, поставщикам, клиентам, сотрудникам и т. д. в новую версию системы. Сам процесс переноса занял два дня, при этом гостиница продолжала работать в круглосуточном режиме.

«Руководство Отеля «Молодежный» расценивает проект внедрения и перехода на новую версию системы, как успешный. Мы рассчитываем на партнерство с компанией AVK-Soft в будущем», - Ольга Викторовна Шестак, советник генерального директора отеля «Молодежный».

На данный момент осуществляется перевод системы Microsoft Navision на версию 3.70.