Работа современного предприятия сопровождается необходимостью отслеживать потоки документации, как в бумажном, так и в электронном виде. При создании единого электронного хранилища информации, возникает потребность организации различных уровней доступа и возможности совместной работы над документацией, и, конечно же, обеспечения безопасности.

При отсутствии строгой систематизации хранения и доступа к информации предприятие неминуемо сталкивается с проблемой управления движением документов: неизбежны задержки при согласовании, возможны потери, дублирования.

Электронная система документооборота делает прозрачным процесс управления движением документов, позволяет автоматизировать рутинные операции. При этом очевидны следующие преимущества для предприятия:

• автоматическое отслеживание перемещений и эволюции документов внутри организации;
• контроль исполнительской дисциплины: система сохраняет информацию обо всех изменениях в документе и пользователях, ответственных за данный документ;
• оптимизация поиска, хранения и распространения информации;
• поддержка работы удаленных пользователей;
• обеспечение многоуровневой системы безопасности, единого интерфейса, универсального формата хранения документов и целостности данных в общей БД.

Одним из лучших технических решений комплексной автоматизации документооборота, как с функциональной, так и с экономической точки зрения, признаны системы на базе программного продукта Lotus Domino/Notes (IBM). Специалисты компании АVK-Soft разработали систему документооборота как приложение Lotus Domino/Notes. Новый программный продукт представляет собой единую среду работы с документами на всех уровнях иерархии предприятия с любого рабочего места, включенного в систему. Разработка отвечает всем требованиям российских пользователей и мобильно адаптируется к условиям конкретного предприятия. Решение интегрируется со всеми разработками АVK-Soft на платформе Microsoft Dynamics NAV.

В результате эффективного внедрения системы документооборота на предприятии увеличивается производительность труда персонала и повышается эффективность управления рабочими процессами. Информационное взаимодействие между сотрудниками происходит круглосуточно, без задержек, что позволяет повысить уровень работы, и, следовательно, уровень оказываемых услуг. При этом обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации, снижаются внутренние расходы и риски.